今となっては、記憶が定かではありませんが、１９９６年から１９９７年ごろ、会社で、日本エル・シー・エーというコンサルタント会社が、業務の改革を行いました。
このとき、この会社の書いた本である、「知的生産性向上システムＤＩＰＳ」という本に感銘を受けてのでした。
知的生産向上システムDIPSとは
DIPSとは、仕事を効率的に行うノウハウをまとめたものです。具体的には、以下のようなことです。
マックスⅡの原則
仕事を集中して取り組めるのは、最大２時間である。
業務を２時間単位で、ブレークダウンする。
５つのPの定理
業務をブレークダウンするためには、業務の受け方が重要です。
仕事を受ける時の５つのP（プライオリティ）として、
R：Ryoukai 了解 ユーザーの了解が一切に優先する
S: Setsuyaku 節約 時間を節約する。
T: Time 時間 一度決定した時刻は第一優先で守る
P: Umekomi 埋め込み 隙間時間で行う作業をストックする
V: Value 価値 RSTUで優先順位が決まらないときは価値で決める。
ゴール明示の原則
業務をブレイクダウンする単位は、ブレイクダウンされた個々の業務の到達すべきゴールが明確になる程度にとどめる。
ブレークダウンの視点 披露宴（HIROEN)の視点
ブレイクダウンによってどんな行動を起こさねばならないかを明確にするための視点
防衛の三○（サンマル）行動
優先的に雑用を処理する時間３０分をスケジュール化する。
雑用の処理
S SEMERU 攻める＝こちらから先に連絡する。
P PREPARE 準備して待つ＝発生しそうなこと事に体制を整え待つ。
A AVOID 回避刷る＝自分が集中したい時間に、雑用が発生しないように回避行動を起こす。
業務のブレークダウンなどは、「GTDと似ている」が、会社員の新米には、とても新鮮であった。
DIPS手帳のおすすめポイント
日本エルシーエーから、DIPSの思想に基づいて、販売されていたリフィルがあった。
このリフィルを私は、勝手にDIPS手帳と呼んでいたのだった。
私のDIPS手帳は、週間Pマトリックス、デイリーシートCを使っていた。
週間Pマトリックス
週間Pマトリックスは、９マスに、緊急度と重要度を考えて記入していく。
最も、緊急度が高く、重要度が高いものが、一番右上に書かれる。
一週間の業務を俯瞰してみることができる。
デイリーシート
本日の要処理業務を記入して、計画時間を記入する。
スケジュール欄は、左から。「とりあえず立てた段取り時間」、「確定したスケジュール」、実績を書くようになっている。
確定したスケジュールの欄があるのは、当日の変更がある場合に備えてであるが、活用したことはない。
連絡先・連絡待ち先の欄があり、忘れずに済む工夫がされている。
まとめ
DIPSを実現させるツールとしてのDIPS手帳であるが、いまは、日本エルシーエーという会社はなくなってしまったようだ。
手帳のリフィルも、HPからダウンロードもできなくなった。
とても残念です。
マックⅡの原則、業務のブレークダウンは、私は、今でも実践している。
