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Notionでタスク管理をGTDでやってみました

Notionで、GTD流のタスク管理を考えてみました。今後、使っていきながら、改良していきたいます。

GTDとは

「Getting Things Done」の頭文字をとって、GTDと呼ばれています。ストレスフリーの整理術という邦題で本が出版されていますので、詳細は、その本を参考にしてください。

頭の中にある「やりたいこと」をすべて1箇所に集める。(Inboxという)集めた「やりたいこと」を上から順番に見ていき、以下のフローにしたがって実行していく。ポイントは、気になっていることを書き出し、すぐに行動に起こすことだ。つまり、先送りはしないという考え方だ。

ストレスフリーの整理術より

NotionのGTD構成

GTDの構成は、「GTD Dashboard」、「Tasks Table」、「Project Table」の3つのファイルで成り立っています。

GTD Dashboard

GTD Dashboard

GTD Dashboardは、GTDの関係リストが一覧となっています。

Tasks Table

Tasks Table

タスクを登録するページです。

項目属性内容
Task nameテキスト実行するタスクを記入
チェックチェックボックス完了したらチェック
Due Date日付実行日を記入
Contextマルチセレクト場所、人、物の情報を記入
Hi-Priorityチェックボックス重点タスク
Duration数値必要な時間
ProjectリレーションProject Tableとリンク
ActionセレクトタスクのAction

タスクのAction
タスクが何であるかを記入する。Inboxのレビューの時、GTDのフローに従って、選択する。
Trash can(ゴミ箱)、Some day(いつかやる)、Materials(資料)、Next Action(次にとるべき行動)、Waiting(連絡待ち)、Calendar(カレンダー)、Project(プロジェクト)

Project Table

Project Table

プロジェクトを管理するテーブルです。

項目属性内容
Project Nameテキストプロジェクト名を記入
Tasks (Linked)リレーションTasks Tableとリンク

GTD Dashboard

Dashboardは、Tasks Tableからフィルター機能を使って、「Inbox」、「Next Action」、「Calender」、「Waitng」、「Someday」の各リストを作成する。

InBox

フィルター設定

頭の中にあるやらなければならないことを、Inboxに書き出す。1日の最後に、InBoxのレビューをする。レビューを実施、すぐにできることは、即実施して、チェックを入れます。また、すぐにできないことは、「Action」の内容を選択し、「Review」のチェックボックをチェックする。

Inboxの「Action」がProjectを選択したタスクは、Project Tableへ転記する。Projectは、複数のタスlくから成り立っているため、Tasks TableとProject Tableをリンクさせる。

NextAction

フィルター設定

「Action」がNext Actionを選択したタスクが、このリストに表示されます。

Calender

フィルターの設定

Today

For the next month

「Action」をCalenderと選択したタスクが、このリストに表示されます。上段は、Todayタスク、下段は、今後1ヶ月のタスクが表示されます。

Waiting

フィルター設定

「Action」をWatingと選択したタスクが、このリストに表示されます。

Someday

フィルター設定

「Action」をSomedayと選択したタスクが、このリストに表示されます。

まとめ

Notionのデータベース機能を使って、GTDをやってみました。In boxwを空にして、Next Actinのタスクを上から順に処理することで、仕事へのストレスが軽減されること間違いなしです。